オンラインスクールの運営を考えているけれど、予約システムを何にするべきかわからない。
情報が多すぎて、結局何が一番ベストなのかわからない。
そうお困りの方に、オンラインスクール向けの予約システムを選ぶ際に考慮すべきポイントと、お勧めの予約システムについても合わせてご紹介します。
オンラインスクールを運営する際に、効率的な予約管理は不可欠です。
予約システムの選択は重要な決定であり、スクールの成功にも直結いたします。
この記事では、実際に複数のオンラインスクール運営を経験した筆者が、失敗や試行錯誤を繰り返した経験も踏まえてご紹介いたします。
予約システム選びの7つのポイント
オンライン予約できるシステムは数多くあります。
ただし、スクール運営を考えるのであれば、スクールに特化した予約システムの選定は必要不可欠です。
レッスンの予約にとどまらず、キャンセルや振り替えの仕組みも重要です。
生徒ごとのレッスンの進捗管理も、指導する講師にとっては重要なポイント。
月謝を集金するための決済機能も、予約システムに搭載されていると、生徒情報を一元管理できるメリットもあります。
ここでは予約システム選びで注意したい7つのポイントをご紹介いたします。
1. 機能の要件
まずは、オンラインスクールの運営において、必要な機能を明確にしましょう。
一般的な予約機能やカレンダー管理機能、生徒や講師の管理機能、通知機能などは必要不可欠です。
さらに、レッスンの進捗情報や、生徒ごとの決済管理まで、スクール運営における様々な業務フローを統合した仕組みがあると円滑な運営体制を構築できます。
ここでは、特にスクール運営にとって必須と思う機能をご紹介します。
オンライン予約機能
顧客がウェブサイトやアプリを通じて予約を行えるようにする機能です。
利用したい日時や人数、予約内容などを入力し、予約を確定できる必要があります。
スケジュール管理
店舗のオーナーやスタッフがスケジュールを管理できる機能です。
予約可能な時間帯やスタッフの予定などを設定し、予約の受付状況を把握できる必要があります。
予約確認と通知
予約が完了した際に顧客に確認メールや予約確定の通知を送信する機能です。
また、予約の日時が近づいた際にリマインダー通知を送信することも重要です。
キャンセル・変更管理
顧客が予約のキャンセルや変更を行える機能です。
柔軟なキャンセルポリシーや変更手数料の設定が可能な場合があります。
オンライン決済
予約時にオンライン決済を受け付けることができる機能です。
顧客が予約を確定する際に支払い手続きを行い、予約時の料金を決済できる必要があります。
顧客データ管理
顧客の情報や予約履歴を管理する機能です。
顧客データを収集し、マーケティング活動や顧客分析に活用することができます。
レポートと分析機能
予約数やキャンセル率、収益などのデータを収集し、レポートや分析結果を生成する機能です。
店舗の経営状況を把握し、戦略的な意思決定に役立てることができます。
また、上記以外にもスクール独自の指導方法や業務をサポートする機能があるか、もしくは追加開発が可能かも確認しましょう。
ユーザビリティ
予約システムは使いやすく直感的であるべきです。
生徒や講師が予約を作成したり変更したりするのに煩雑な手続きを踏む必要がないことが重要です。
デモやトライアル版を利用して実際に使ってみることをおすすめします。
使いやすさはスクールの効率性と生徒の満足度に直結します。
ここでは、ユーザビリティの重要な要素について詳しく説明します。
ユーザーエクスペリエンス（UX）
ユーザーエクスペリエンスは、ユーザーが製品やシステムを使用する際に得る全体的な体験のことを指します。使いやすさ、使い心地、満足度などが含まれます。ユーザビリティを高めるためには、ユーザーエクスペリエンスに配慮することが重要です。
ナビゲーション
システム内での移動や操作が直感的かつスムーズに行えることが求められます。分かりやすいメニュー、シンプルなユーザーインターフェース、明確なボタンなどがナビゲーションの要素として重要です。
一貫性
ユーザビリティを高めるためには、システム全体で一貫性が保たれることが重要です。同じ操作や情報の表示方法が一貫していることで、ユーザーは予測可能性を感じ、使い方を理解しやすくなります。
フィードバックとエラーメッセージ
ユーザーが操作した結果に対して適切なフィードバックを提供することが重要です。成功した操作やエラーメッセージなど、ユーザーが自身の行動や状態を正しく把握できるようにすることが求められます。
フォーム入力の簡素化
必要な情報の入力を簡素化し、エラーチェックや自動入力の機能を提供することで、ユーザーは入力作業を効率的に行えます。また、わかりやすい説明やヒントを提供することも重要です。
レスポンシブデザイン
ユーザービリティを高めるためには、様々なデバイスや画面サイズに対応したレスポンシブデザインが重要です。ユーザーは、スマートフォン、タブレット、パソコンなどの異なるデバイスでシステムを利用する可能性があります。
カスタマイズ性
予約システムが柔軟にカスタマイズできることも重要です。
自分のスクールのブランディングや要件に合わせて、外観や機能を調整できることが望ましいです。
例えば、カラースキームやロゴの統一、カスタムフィールドの追加などが可能かどうかを確認しましょう。
その他にも、デモやトライアルを試用したうえで、業務に必要な機能の追加開発が可能かも、確認してみることをお勧めします。
カスタマイズ性は、システムや製品がユーザーのニーズや要件に合わせて変更や調整が可能である程度を指します。以下にカスタマイズ性の重要な要素について説明します。
レイアウトとデザインのカスタマイズ
システムの外観やデザインをカスタマイズできることは重要です。ユーザーは自身のブランドやイメージに合わせてカスタムテーマやロゴを適用したり、カラースキームを変更したりできることが望まれます。
機能のカスタマイズ
ユーザーがシステムの機能やワークフローを自由にカスタマイズできることは重要です。特定の機能を有効化または無効化したり、必要な機能を追加するなど、スクールの作業プロセスに合わせた使い方ができます。
フロントページのカスタマイズ
集客を考える上で、その入り口となるフロントページのカスタマイズは重要です。魅力的なトップページや、各種利用者向けのマニュアル、FAQの設置。ユーザーからの声や口コミなど、自由に追加しマーケティング活動に活かせる仕組みが求められます。
アクセス権限とロールのカスタマイズ
ユーザーは自身の組織やチームに合わせてアクセス権限やロールをカスタマイズできることが重要です。特定の機能やデータへのアクセスを制限したり、ユーザーごとに異なるロールや権限を設定したりできることが望まれます。
言語やローカライズ
海外ユーザー向けのサービス、または講師に外国人講師採用をする場合、言語や時刻などの障壁があります。多言語化対応や、時差に合わせた時刻設定など、対応可能か確認が必要です。
外部ツールとの連携
スクールが既に使用している他のシステムやツールとの統合がスムーズに行えるかどうかも重要な要素です。
ビデオチャットや、決済システムとの連携が必要な場合、それが可能かどうかを確認してください。
統合性の高いシステムはデータの一元管理ができるため、作業の効率化に役立ちます。
サポートとセキュリティ
システムを提供する会社が適切なサポートを提供しているかどうかを確認しましょう。
トラブルや質問が生じた際に迅速かつ適切な対応が期待できるかもチェックするポイントです。
また、生徒や講師の情報を適切に保護するためのセキュリティ対策も重要です。
個人情報や支払い情報の安全な管理は求められていますので、適切なポリシーを持ち、それを解説できる会社のツールを選択しましょう。
コスト面
予算に合わせて適切なシステムを選ぶことも重要です。
複数のオプションを比較し、価格に見合った機能とサポートを提供しているかどうかを確認しましょう。
ただし、最も安価なオプションが必ずしも最適な選択肢とは限りません。
将来のスケーリングや成長にも考慮して決定しましょう。
レビューと意見の参考
他のオンラインスクールや教育関係者のレビューや意見を参考にすることも役立ちます。
ユーザーの実際の体験や評価は貴重な情報源です。
各システムのウェブサイトやフォーラム、ソーシャルメディア上でのフィードバックを調査し、複数の視点から情報を収集しましょう。
本当にお勧めの予約システム7選
日本国内のスクール向け予約システムのお勧めをご紹介いたします。
実際に、オンラインレッスンで活用する予約システムは、予約機能だけでは足りません。
決済機能との統合や、レッスンの進捗管理などができる仕組みをお勧めいたします。
実際に、筆者がスクール運営に使ったことのある予約システムや、利用者からお話を聞いたものに絞ってご紹介いたします。
ぜひ、スクール運営をお考えの皆さまはそれぞれチェックしてみてくださいね。
Takシステムの選定は実際に使ってみて良いと思えるものが一番です。
こちらで紹介はしますが、一度ウェブサイトへ訪問し、デモやトライアルでの利用をおすすめします。
WTE
「WTE」という予約システムは、オンラインスクールのプラットフォーム構築のための予約システムです。
WTEでは、担当者ひとりでも運営できる生産性や、顧客満足度を向上させる仕組みを実現しています。
また、レッスン事業のノウハウ共有やマーケターによる集客代行なども行っています。
実際にスクール運営をしている会社が提供
WTEを販売する株式会社ライトアップでは、「ワールドトーク」というオンライン英会話スクールを運営しており、その基幹システムをベースに作られています。
実際に、一人の運営担当者で10000人以上の生徒がいるオンラインスクールを運営した実績を持っています。
予約システムだけではなく、スクール運営に必要な機能を搭載
主な機能は、レッスンの予約、月謝の決済、レッスンの進捗管理、顧客管理や講師管理など、一つのシステムでスクール運営に必要な機能が全て揃っています。
IT導入補助金2023を活用した資金調達サポートも
スクールプラットフォーム構築のための仕組みのため、予約システムの中では高額なシステムとなります。
IT導入補助金2023の認定ITツールとして登録されているので、導入コストを下げたい方は一緒に申請することをお勧めします。
Tak筆者は実際に、WTEでスクール運営を行った経験があります。
一般的な予約システムとは違い、スクール運営をベースに開発されているため、多くの業務を一元管理できるメリットがあります。
カスタマイズなどの要望も聞いてくれるのも良いです！
STORES予約
「STORES予約」という予約システムは、STORES株式会社が提供する予約システムです。
180種類以上の業種に対応し、累計導入社数は13万を超えています。
豊富な機能が魅力
STORES予約は、無料で始められる予約管理システムで、オンラインレッスン予約はもちろん、回数券や月謝も使えて、操作もかんたんな予約管理システムです。
外部ツールとの連携にも強く、LINEミニアプリ連携やGoogleカレンダー連携などの機能は魅力。
店舗予約との併用も可能
STORES予約は、店舗の予約から、オンラインレッスンまで併用することが可能です。
フィットネスやサロン、料理教室、クリニックなど採用している業種もさまざまです。
MOSH
「MOSH」という予約システムは、スマートフォンだけで、無料でサービスの販売、予約サイトなどを作れるサービスです。
MOSHは、決済／予約機能、サブスク機能、SNS連携、顧客管理など、サービス販売に必要な機能が充実しています。
レゼルバ（RESERVA）
「レゼルバ（RESERVA）」は、株式会社コントロールテクノロジーが運営する国内でも最大級の予約管理システムで、レゼルバを利用して予約管理を行っている事業者数は200,000社に及びます。
レゼルバは基本的な予約管理・顧客管理なら無料で使用できる「フリープラン」があり、初期導入費用もかからないため実質無料で使える予約管理システムと言えます。
また、予約件数や顧客件数にはプランによって上限が設定されています。
ChoiceRESERVE
「ChoiceRESERVE」という予約システムは、クラウド型の予約管理システムで、企業や店舗などが顧客の予約を管理するために利用されています。
ChoiceRESERVEは、事業規模、プロジェクトフェーズ、運用、用途に応じて最適な予約システムを選択できるように設計されています。
ジェイオンライン
「ジェイオンライン」という会社は、オンライン英会話・オンラインレッスンのパッケージシステムの提供や、予約管理・ウェブシステム開発・サイト制作などを行っている会社です。
同社では「RESASTA」というオンライン予約パッケージシステムを提供しており、30社以上の安心の導入実績があります。
LINEと連携した予約管理システム・ウェブサービス開発も行っています。
SELECTTYPE
「SELECTTYPE（セレクトタイプ）」は、予約システム作成ツールで、多くの業界・業種に合わせたWeb予約システムを作成できることが特徴です。
教育、医療、施設、イベント、美容、レジャー、飲食、カウンセリング、ビジネスなど、40種以上の分野で使えるテンプレートから、用途に合ったものを選ぶことができます。
また、170種類以上の豊富なテンプレートでいろんなビジネスに対応しています。
まとめ
オンラインスクール向けの予約システムを選ぶ際には、機能の要件、ユーザビリティ、カスタマイズ性、統合性、サポートとセキュリティ、コスト、レビューと意見の参考を重視しましょう。
スクールのニーズに最も適したシステムを選ぶことで、スムーズな予約管理と成長につながるでしょう。
